Koppeling met ERP/SRM

Door gebruik te maken van data-koppelingen tussen systemen, kan er voor veel organisaties het afhandelen van inkoopprocessen efficiënter verlopen. Het koppelen gaat via een zogenaamde OCI (Open Catalog Interface). Een OCI-dienst maakt het mogelijk, om via een speciale link binnen jullie eigen ERP-pakket te bestellen bij een leverancier. Ook de autorisatie en afhandeling van facturen, kan op deze manier automatisch verlopen via jullie eigen ERP-pakket.

Via OCI bestellen op Topgeschenken.nl

Topgeschenken.nl heeft OCI-koppelingen ontwikkeld die het mogelijk maken om onze webshops te koppelen en te laten communiceren met een externe OCI-dienst of ERP-pakket van onze klanten. Door gebruik te maken van deze koppeling, bestelt de klant rechtstreeks via het eigen inkoop-systeem in de webshops van Topgeschenken.nl

In de praktijk

Om de toepassing verder te verduidelijken, hierbij een overzichtje:

• De besteller logt in op het eigen inkoop-systeem en klikt op de link naar de webshop van Topgeschenken.nl
  Er wordt automatisch ingelogd op onze webshop.
• De besteller kiest een gewenst product en vult de gewenste gegevens verder in.
• Na het plaatsen van de order of na het afmelden, komt de besteller weer in de OCI-omgeving terecht en kunnen andere werkzaamheden in dit systeem hervat worden. De order kan de eventueel vastgestelde autorisatiestappen doorlopen.
• De order wordt, na eventuele goedkeuring, in combinatie met een uniek ordernummer teruggemeld naar de webshop en automatisch geplaatst bij Topgeschenken.nl
• Bij de digitale facturatie van de order wordt het unieke ordernummer automatisch gematcht in de eigen OCI-omgeving en op de juiste plaats geboekt.

Voordelen van een OCI-koppeling met Topgeschenken.nl

De voordelen van het maken van een OCI-koppeling tussen jullie en ons systeem zijn:

• Er zijn geen handmatige acties meer nodig om bestellingen in te voeren of te verwerken in het eigen inkoopsysteem.
• Geplaatste orders worden direct onderdeel van het eigen inkoopsysteem, zodat er altijd actueel inzicht is in de aangegane verplichtingen.
• De autorisatiestappen binnen de organisatie kunnen worden gevolgd, doordat via het eigen inkoopsysteem gewerkt wordt.
• Doordat ook de NZI-codering wordt meegenomen in het OCI-bericht, kunnen alle orders direct en correct geboekt worden.
• Door middel van e-billing, wordt bij facturatie het ordernummer meegezonden. Hierdoor is het mogelijk een automatische match in de OCI-omgeving te laten plaatsvinden.

Extra mogelijkheden

Indien het gewenst is, is het account geheel af te stemmen op jullie wensen en behoeften. Met een zakelijk account kan je profiteren van diverse extra mogelijkheden:

Bestel opties

• Kaartje met persoonlijke tekst en je bedrijfslogo toevoegen aan je bestelling
• Zelf bestellers en vestigingen beheren
• Het assortiment laten afstemmen op jullie wensen of budget

Factuur opties

• Elke vestiging een aparte factuur? Of juist één verzamelfactuur? Je roept maar!
• Mogelijkheden voor het opgeven van een kostenplaats of PO nummers. Deze zie je terug op het factuur.
• Elektronisch factureren

Maatwerk opties

Werken jullie met een inkoop-systeem? Ook daar kunnen wij eventueel mee koppelen, wij staan open voor alle mogelijkheden! Neem gerust contact met ons op, wij helpen jullie graag verder.