WKR: hoe werkt de werkkostenregeling?

De werkkostenregeling (WKR) is een regeling die in Nederland is ingevoerd met als doel om de belastingheffing op vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers te vereenvoudigen. Als werkgever is het belangrijk je goed te verdiepen in de werkkosten Wij zochten voor je uit hoe je de WKR toepast op het geven van relatiegeschenken en cadeaus voor je personeel.

De werkkostenregeling

Binnen de WKR kunnen werkgevers jaarlijks een belastingvrije ruimte benutten. Er volgen regelmatig updates, zoals ieder jaar met betrekking tot de vrije ruimte. De vrije ruimte 2024 is vastgesteld op 1,92% tot een fiscale loonsom van € 400.000,-. Bij een fiscale loonsom hoger dan € 400.000,- is de belastingvrije ruimte dit jaar 1,18%. Dit betekent dat werkgevers tot dit bedrag belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen kunnen geven aan werknemers. Kom je wel boven de beschikbare vrije ruimte, dan draag je daarover als werkgever 80% eindheffing af.

Uiteraard weet je na afloop van je kalenderjaar pas wat je daadwerkelijke loonsom zal zijn. Het helpt daarom om vooraf een zo nauwkeurig mogelijke inschatting van je loonsom te maken en periodiek steeds te controleren of deze nog naar verwachting is op basis van je daadwerkelijke loonsom. 

Regels

Binnen de WKR bestaan diverse regels en criteria waarmee je rekening moet houden. Deze regels en criteria gebruik je om te bepalen of iets wat je vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt wel of geen loon is en dus ten laste gaat van de vrije ruimte. Het uitgangspunt is dat alles wat je aan je werknemer geeft loon is. Denk hierbij aan bijvoorbeeld personeelsfeesten of een bedrijfslunch. Is iets geen gerichte vrijstelling of nihilwaardering? Dan gaat het om belast loon en kun je er voor kiezen of je het aanwijst als eindheffingsloon en dus ten laste van de vrije ruimte brengt of dat je het belast loon laat zijn voor de werknemer.

Gerichte vrijstellingen

Dit zijn zaken die je als eindheffingsloon aanwijst, maar die niet in mindering gebracht hoeven te worden op de vrije ruimte. Denk bijvoorbeeld aan de vergoeding van cursussen of congressen en apparatuur die noodzakelijk is voor de dienstbetrekking. Voor sommige zaken gelden ook zogenaamde normbedragen. Denk dan bijvoorbeeld aan de vergoeding van € 0,21 per kilometer die onbelast vergoed mag worden. Je mag een hoger bedrag netto vergoeden, maar dit gaat dan wel ten laste van je vrije ruimte.

Nihilwaarderingen

Sommige cadeaus/voorzieningen vallen onder de nihilwaardering en zijn daardoor belastingvrij. Denk dan aan voorzieningen die op de werkplek gebruikt worden en consumpties die geen onderdeel uitmaken van een maaltijd, zoals koffie, thee, maar ook fruit. Deze geschenken tellen niet mee voor de vrije ruimte. Hoewel je geen belastingen hoeft af te dragen over vergoedingen en verstrekkingen met een nihilwaardering, is het nog steeds belangrijk om deze goed te registreren in je administratie. Bij controles van de Belastingdienst moet je kunnen aantonen dat de vergoedingen en verstrekkingen daadwerkelijk onder de nihilwaardering vallen.

Updates

De werkkostenregeling wordt nog regelmatig geüpdatet. Het is daarom belangrijk om op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen op dit gebied, zodat jij als werkgever blijft voldoen aan de geldende regels. Deze updates volg je op de website van de Belastingdienst.

Cadeaus kopen binnen de WKR

Als werkgever wil je natuurlijk ook weleens cadeaus geven aan je werknemers. Deze cadeaus kun je onderbrengen in de WKR. Hiervoor moeten de cadeaus wel voldoen aan de regels van de werkkostenregeling 2024. Wij geven je een paar tips om je cadeaus binnen de werkkostenregeling te kopen.

WKR 2024 percentage

Gebruik de vrije ruimte! Binnen de WKR 2024 heb je als werkgever een vrije ruimte van 1,92% van de totale fiscale loonsom tot een bedrag van € 400.000,-. Dit komt neer op een vrije ruimte van maximaal € 7.680,-. Is jouw fiscale loonsom hoger dan € 400.000,-, dan is de vrije ruimte 1,18% van de totale loonsom van dat jaar. Cadeaus die binnen de vrije ruimte vallen, zijn belastingvrij. Je kunt dus cadeaus kopen en deze onderbrengen in de vrije ruimte.

Gebruikelijkheidscriterium

Houd rekening met het gebruikelijkheidscriterium. Het gebruikelijkheidscriterium houdt in dat een cadeau niet meer dan 30% mag afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het begrip ‘gebruikelijkheid’ wordt niet gedefinieerd in de wetgeving. De belastingdienst geeft wel richtlijnen om te beoordelen of vergoedingen en verstrekkingen als gebruikelijk kunnen worden beschouwd. Enkele factoren die hierin van belang zijn, zijn:

• Is je vergoeding of verstrekking gebruikelijk voor jouw organisatie of bedrijfstak?
• De hoogte van de vergoeding of verstrekking moet passen binnen wat gebruikelijk is in soortgelijke situaties.
• De doelgroep voor wie de vergoeding of verstrekking bedoeld is, kan van invloed zijn op wat gebruikelijk wordt geacht.
• Incidentele vergoedingen of verstrekkingen worden eerder als gebruikelijk gezien dan structurele vergoedingen of verstrekkingen.

De Belastingdienst beschouwt over het algemeen alle vergoedingen van maximaal € 2.400,- per persoon per jaar als gebruikelijk. In de praktijk blijkt dat de Belastingdienst bedragen die hoger zijn als snel ongebruikelijk vindt. Houd hier rekening mee bij het kiezen van vergoedingen en verstrekkingen.

Verwar het gebruikelijkheidscriterium niet met het noodzakelijkheidscriterium. Onder die laatste vallen zaken die noodzakelijk zijn om de functie uit te kunnen voeren. Denk bijvoorbeeld aan een laptop om toegang te krijgen tot het bedrijfsnetwerk, een mobiele telefoon voor de medewerker die veel moet bellen voor zijn werk of veel onderweg is. Wat voor wie noodzakelijk is verschilt per medewerker of functie.

Goede administratie is key

Cadeaus die je aan je werknemer geeft, gaan in principe altijd van je vrije ruimte af. Uiteraard houd je hierbij rekening met het gebruikelijkheidscriterium. Wat hierbij kan helpen is om jaarlijks je lief en leed beleid schriftelijk vast te leggen en consequent toe te passen. Daarmee laat je zien wat jij als werkgever een gebruikelijk geschenk vindt.

Als werkgever ben je sowieso verplicht om een goede administratie bij te houden van de cadeaus die je aan je werknemers geeft. Zo kun je aantonen dat je aan de regels van de WKR voldoet en voorkom je dat je achteraf alsnog belasting moet betalen.

1. Verzamel alle relevante documentatie als bonnen, facturen en contracten.
2. Registreer alle vergoedingen en verstrekkingen die je aan werknemers hebt gegeven. Houd bij welke kosten er gemaakt zijn en welke werknemers ervan hebben geprofiteerd.
3. Bereken de vrije ruimte 2024 voor jouw organisatie en houdt goed in de gaten of je binnen de grenzen van de WKR 2024 blijft. Als je de vrije ruimte overschrijdt, moet je over het bedrag boven de vrije ruimte een eindheffing van 80% betalen.
4. Twijfel je over de toepassing van de WKR 2024 in jouw organisatie, dan is het handig een fiscaal adviseur te raadplegen. Zij kunnen je helpen je aan de wettelijke vereisten te voldoen en op je administratie op de juiste manier bij te houden.

Geschikte cadeaus

Elk cadeau wat je aan je werknemer geeft is loon van de werknemer, waarbij je deze kosten ten laste mag brengen van de vrije ruimte van de WKR. Het is goed om te weten dat niet alle cadeaus in mindering hoeven te worden gebracht op de vrije ruimte. Een cadeau moet dan aan de volgende voorwaarden voldoen:
•    Je geeft het cadeau in persoonlijke situaties waarin ook anderen zo’n attentie zouden geven.
•    Het betreft geen attentie in geld of een cadeaubon
•    De factuurwaarde (incl. btw) is maximaal € 25,-. Bezorgkosten tellen niet mee als ze apart zijn gespecificeerd.

Simpel gezegd gaat een cadeau waarbij de werkgever-werknemer relatie voorop staat, zoals bij bijvoorbeeld een medewerker die een x aantal jaar in dienst is, wel ten laste van de vrije ruimte. Een cadeau waarbij de persoonlijke relatie voorop staat, zoals een verjaardag, huwelijk of een geschenk bij ziekte, niet ten laste van de vrije ruimte.

Om het zoeken makkelijker te maken vind je bij ons nu een pagina met allemaal geschenken onder de € 25. Wat dacht je van mooie wijnen, lekkere chocoladegeschenken of geboortegeschenken? Je vindt er geschenken die binnen de WKR vallen voor ieder moment.

Cadeaus aan anderen dan werknemers

Geef je cadeaus aan niet-werknemers, bijvoorbeeld freelancers en uitzendkrachten, dan is het geschenk in beginsel loon voor de ontvanger en moeten zij hierover belasting betalen.

Geef je echter aan de niet-werknemers hetzelfde cadeau als aan je werknemers voor dezelfde gelegenheid? Dan mag je de belastingheffing hierover voor je rekening nemen. Je betaalt dan 45% belasting als de waarde van het geschenk niet meer dan € 136,- is.

Disclaimer: Hoewel bij het schrijven van dit artikel de uiterste zorg is nagestreefd, wordt geen aansprakelijkheid aanvaard voor onvolledigheden of onjuistheden. Vanwege het brede en algemene karakter van dit artikel, is deze niet bedoeld om alle informatie te verschaffen die voor jou als ondernemer noodzakelijk is voor het nemen van financiële beslissingen.