WKR 2023. hoe werkt de werkkostenregeling?
De werkkostenregeling (WKR) is een regeling die in Nederland is ingevoerd met als doel om de belastingheffing op vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers te vereenvoudigen. Als werkgever is het belangrijk je goed te verdiepen in de werkkosten Wij zochten voor je uit hoe je de WKR toepast op het geven van relatiegeschenken en cadeaus voor je personeel.
De werkkostenregeling
Binnen de WKR kunnen werkgevers jaarlijks een belastingvrije ruimte benutten. Er volgen regelmatig updates, zoals ieder jaar met betrekking tot de vrije ruimte. De vrije ruimte 2023 is vastgesteld op 3% tot een fiscale loonsom van € 400.000,-. Bij een fiscale loonsom hoger dan € 400.000,- is de belastingvrije ruimte dit jaar 1,18%. Dit betekent dat werkgevers tot dit bedrag belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen kunnen geven aan werknemers.
Regels
Er zijn een aantal specifieke regels binnen de WKR. Er zijn bijvoorbeeld regels voor verstrekkingen die noodzakelijk zijn voor het werk, zoals werkkleding en gereedschap. Dit valt buiten de vrije ruimte. Er zijn ook vergoedingen en verstrekkingen die vallen onder nihilwaarderingen. Dit zijn vergoedingen en verstrekkingen die zijn vrijgesteld van belasting. Denk hierbij aan consumpties die geen deel uitmaken van een volledige maaltijd, zoals koffie, thee, fruit, Cup-a-Soup.
Je kunt ook gebruik maken van gerichte vrijstellingen. Deze zijn onbelast, maar gaan niet ten koste van de vrije ruimte. Een voorbeeld van een gerichte vrijstelling is het vergoeden, geven of beschikbaar stellen van een laptop of het vergoeden of betalen van een cursus.
Updates
De werkkostenregeling wordt nog regelmatig geüpdatet. Het is daarom belangrijk om op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen op dit gebied, zodat jij als werkgever blijft voldoen aan de geldende regels. Deze updates volg je op de website van de Belastingdienst.
Cadeaus kopen binnen de WKR
Als werkgever wil je natuurlijk ook weleens cadeaus geven aan je werknemers. Deze cadeaus kun je onderbrengen in de WKR. Hiervoor moeten de cadeaus wel voldoen aan de regels van de werkkostenregeling 2023. Wij geven je een paar tips om je cadeaus binnen de werkkostenregeling te kopen.
WKR 2023 percentage
Gebruik de vrije ruimte! Binnen de WKR 2023 heb je als werkgever een vrije ruimte van 3% van de totale fiscale loonsom tot een bedrag van € 400.000,-. Dit komt neer op een vrije ruimte van maximaal € 12.000,-. Is jouw fiscale loonsom hoger dan € 400.000,-, dan is de vrije ruimte 1,18% van de totale loonsom van dat jaar. Cadeaus die binnen de vrije ruimte vallen, zijn belastingvrij. Je kunt dus cadeaus kopen en deze onderbrengen in de vrije ruimte.
Gebruikelijkheidscriterium
Houd rekening met het gebruikelijkheidscriterium. Het gebruikelijkheidscriterium houdt in dat een cadeau niet meer dan 30% mag afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het begrip ‘gebruikelijkheid’ wordt niet gedefinieerd in de wetgeving. De belastingdienst geeft wel richtlijnen om te beoordelen of vergoedingen en verstrekkingen als gebruikelijk kunnen worden beschouwd. Enkele factoren die hierin van belang zijn, zijn:
- Is je vergoeding of verstrekking gebruikelijk voor jouw organisatie of bedrijfstak?
- De hoogte van de vergoeding of verstrekking moet passen binnen wat gebruikelijk is in soortgelijke situaties.
- De doelgroep voor wie de vergoeding of verstrekking bedoeld is, kan van invloed zijn op wat gebruikelijk wordt geacht.
- Incidentele vergoedingen of verstrekkingen worden eerder als gebruikelijk gezien dan structurele vergoedingen of verstrekkingen.
De Belastingdienst beschouwt over het algemeen alle vergoedingen van maximaal € 2.400,- per persoon per jaar als gebruikelijk. In de praktijk blijkt dat de Belastingdienst bedragen die hoger zijn als snel ongebruikelijk vindt. Houd hier rekening mee bij het kiezen van vergoedingen en verstrekkingen.
Nihilwaarderingen
Sommige cadeaus vallen onder de nihilwaardering en zijn daardoor belastingvrij. Hieronder vallen bijvoorbeeld kleine consumpties op de werkplek die geen onderdeel uitmaken van een maaltijd. Hoewel je geen belastingen hoeft af te dragen over vergoedingen en verstrekkingen met een nihilwaardering, is het nog steeds belangrijk om deze goed te registreren in je administratie. Bij controles van de Belastingdienst moet je kunnen aantonen dat de vergoedingen en verstrekkingen daadwerkelijk onder de nihilwaardering vallen.
Goede administratie is key
Als werkgever ben je verplicht om een goede administratie bij te houden van de cadeaus die je aan je werknemers geeft. Zo kun je aantonen dat je aan de regels van de WKR voldoet en voorkom je dat je achteraf alsnog belasting moet betalen.
- Verzamel alle relevante documentatie als bonnen, facturen en contracten.
- Registreer alle vergoedingen en verstrekkingen die je aan werknemers hebt gegeven. Houd bij welke kosten er gemaakt zijn en welke werknemers ervan hebben geprofiteerd.
- Bereken de vrije ruimte 2023 voor jouw organisatie en houdt goed in de gaten of je binnen de grenzen van de WKR 2023 blijft. Als je de vrije ruimte overschrijdt, moet je over het bedrag boven de vrije ruimte een eindheffing van 80% betalen.
- Twijfel je over de toepassing van de WKR 2023 in jouw organisatie, dan is het handig een fiscaal adviseur te raadplegen. Zij kunnen je helpen je aan de wettelijke vereisten te voldoen en op je administratie op de juiste manier bij te houden.
Geschikte cadeaus
Er zijn veel cadeaus die onder de werkkostenregeling vallen. Om het zoeken makkelijker te maken vind je bij ons nu een pagina met allemaal geschenken onder de € 25. Wat dacht je van mooie wijnen, lekkere chocoladegeschenken of geboortegeschenken? Je vindt er geschenken die binnen de WKR vallen voor ieder moment.
Disclaimer: Hoewel bij het schrijven van dit artikel de uiterste zorg is nagestreefd, wordt geen aansprakelijkheid aanvaard voor onvolledigheden of onjuistheden. Vanwege het brede en algemene karakter van dit artikel, is deze niet bedoeld om alle informatie te verschaffen die voor jou als ondernemer noodzakelijk is voor het nemen van financiële beslissingen.